Control de la información
¿Cuál es la importancia de mantener el control sobre la información?
La importancia de tener un control sobre la información es que por el elevado volumen de datos como consecuencia de información tanto interna como externa, se debe ordenar, controlar y sobre todo gestionarse mediante un sistema.
Descripción de las etapas
Búsqueda de la información: es una preocupación permanente, sobre todo para el cuadro directivo de la empresa. Es importante que el funcionario conozca todas las fuentes y los tipos de información que la empresa tenga a su alcance.
Ejemplo: La secretaria de la empresa maneja toda la información y documentos importantes de la empresa.
Problemas: -a veces no todos los funcionarios manejan bien la información
-que algún funcionario haga algo mal en el documento y lo pueda extraviar.
Almacenamiento de la información: la seguridad es el punto clave en el tratamiento de información, es por esto que se debe tomar en cuenta dos puntos importantes, la confiabilidad de información y la pérdida de información.
Ejemplo: El jefe de departamentos mantiene asegurados en una carpeta de documentos.
Problemas: -que puede haber perdida de información
-Se puede saber información que es confidencial al momento de perdida
Tratamiento de la información: se hace referencia a las diferentes formas en que se recibe el mensaje que se necesita transmitir para lograr tener una mejor comunicación.
Ejemplo: En la empresa hay una persona especialmente encargada para tratar la información que en ella hay.
Problemas: -
Presentación de la información: Toda empresa maneja una serie de documentos que contienen múltiples datos, esta información puede proceder de diferentes fuentes, en necesario encontrar la forma más operativa posible para presentarla y darla a conocer es: síntesis o resumen, esquema, reseña, otros.
Ejemplo: